Правила оформления заявки

Заявки на участие в конференции принимаются с 1 февраля до 1 марта 2014 года на сайте автоматизированной системы приема заявок online.gagarinconf.org.

От одного участника может быть включено в программу научных секций не более 2х работ, в том числе в качестве соавторов.

Заявка включает в себя следующие реквизиты:

  1. сведения об авторах (включая личный адрес электронной почты и контактный телефон);
  2. информации о работе (название, аннотация, научный руководитель, организация);
  3. тезисы работы в электронном виде;
  4. тезисы работы в отсканированном виде с подписью авторов и научного руководителя;
  5. экспертное заключение на открытую публикацию тезисов доклада с подписью председателя экспертной комиссии и печатью организации;
  6. сопроводительное письмо с подписью ответственного лица организации за научную работу (проректор по научной работе, зав. кафедрой, декан, зам. ген. директор и другие ответственные лица).

Подписанные документы (4–6) предоставляются в электронных отсканированных копиях, либо в оригиналах по факсу (почте).

Электронные копии документов направляются в оргкомитет в формате редактора Microsoft Office Word 97–2003 (*.doc) или 2007–2010 (*.docx) либо RTF.

Отсканированные копии направляются в оргкомитет в формате изображения JPEG.

Исходные документы печатаются на белой бумаге с одной стороны листа формата А4 (масштаб 1:1).

Подача заявки на участие в конференции является согласием на хранение и обработку персональных данных, публикацию тезисов в сборнике трудов и публикацию аннотации и презентации либо стендового доклада на сайте конференции.

Сведения об авторах

Сведения представляются при регистрации участника на сайте online.gagarinconf.org. Для регистрации необходимо указать следующие персональные данные участника:

  1. фамилию, имя и отчество автора полностью;
  2. дату рождения автора;
  3. пол автора;
  4. ученое звание и научную степень автора (ассистент, ст,. преподаватель, доцент, профессор; кандидат наук, доктор наук);
  5. для авторов студентов и аспирантов — курс обучения и специализации; для сотрудников предприятий должность;
  6. контактный телефон автора в международном формате (для РФ: +7 123 456-78-90);
  7. страна постоянного места жительства автора;
  8. страна, регион, город, адрес и почтовый индекc места ведения научной деятельности;
  9. наименование учебного заведение или предприятия с указанием структурного подразделения (подразделение, факультет, кафедра, лаборатория, отдел);
  10. контактный адрес электронной почты автора.

На каждого автора должно быть по одной анкете. Соавторы докладов регистрируются отдельной анкетой.

Все авторы должно быть зарегистрированы. Не зарегистрированные авторы, указанные в тезисах будут удалены из заголовка тезисов.

Информация о работе

Информация о работе должна содержать:

  1. сведения об авторах (из зарегистрированных на сайте);
  2. название;
  3. аннотацию;
  4. должность и научное звание, фамилию и инициалы научного руководителя;
  5. секцию, в которую направляется работа.

Обращаем внимание, что один и тот же человек не может быть одновременно автором и научным руководителем одной работы. Разных работ — можно, одной — нет.

Тезисы работы

Тезисы докладов и сообщений участников публикуются в сборнике научных трудов, выпускаемом к открытию конференции.

Доклады представляют собой результаты научных исследований, имеющих значительный интерес и научно-практическую значимость. Объем тезисов докладов не должен превышать двух страниц печатного текста включая заголовок.

Сообщения — промежуточные результаты работ, научных исследований выполняемых авторами, обзоры и личные исследования авторов. Объем тезисов сообщений не должен превышать одной страницы печатного текста включая заголовок.

Объем тезисов не допускается менее 2/3 страницы, исключая заголовок.

Текст тезисов выполняется на странице формата А4 (210×297 мм) с полями по 2,54 см со всех сторон. Шрифт Arial, кегль 12, междустрочный интервал одинарный. Красная строка — 1,27 см.

Заголовок тезисов набирается прописными буквами с полужирным начертанием и выравниванием по центру. Состав заголовка:

  1. название доклада или сообщения;
  2. фамилии и инициалы авторов (число авторов одного доклада должно быть не более трех);
  3. научный руководитель: должность, звание, ученая степень, фамилия и инициалы научного руководителя;
  4. название учебного заведения или организации;
  5. почтовый адрес, телефон, факс и электронный адрес подразделения организации (отдел, кафедра, и т.п.), представляющей работу.

Пример оформления заголовка доклада.

Один человек не может быть одновременно научным руководителем и автором одной работы.

После заголовка следует текст тезисов. В тексте могут использоваться формулы и иллюстрации. Иллюстрации должны быть черно-белые без преобладания темного фона. Знаки в иллюстрациях не должны быть менее 10 кегля. Иллюстрации должны быть в разрешении 600dpi (картинка размерами 1×1 см должна быть не менее 240×240 пикселей). Иллюстрации в низком разрешении или с преобладанием темного фона после предупреждения будут удаляться.

Обращаем внимание, что прием заявок ведется через электронный документооборот, в связи с чем, просим соблюдать все приведенные выше требования.

Заявки, включающие материалы, не соответствующие приведенным выше требованиям по оформлению, отклоняются.

Экспертное заключение

Заполняется по стандартной форме организации и подписывается уполномоченными лицами. Скачать пример.

Сопроводительное письмо

Заполняется в произвольной форме и подписывается ответственным лицом организации, подтверждающим научную значимость направляемой работы. Скачать пример.

Презентация

При очном участии приветствуется использование презентации, плакатов или наглядных экспонатов.

Презентация должна быть выполнена в стиле конференции. Скачать шаблон презентации.

Стендовый доклад

При заочном участии обязательно наличие стендового доклада.

Стендовые доклады размещаются на стенде за 30 минут до начала заседания и снимаются не ранее чем через 30 минут после завершения заседания секции. Представление стендового доклада осуществляется научным руководителем секции во время перерывов в работе секции.

Формат плаката А1, расположение — вертикальное. Возможны любые комбинации листов формата А2, А3 и А4 в сумме составляющие плакат формата А1.

Заголовок должен содержать название доклада (размер букв не менее 15 мм), название организации, фамилии и инициалы авторов, контактный адрес.

Рядом с заголовком можно поместить эмблему Вашей организации или предприятия.

Текст должен кротко излагать цели и результаты работы. Максимальный объем текста от объема постера определяется каждой секцией индивидуально.

Плакат не должен содержать детали менее 5 мм. Размер букв текста и подписей не менее 5 мм. Оптимальный размер текста — 10 мм.

Стендовый доклад должен быть в одном из форматов: Microsoft Word (*.doc, *.docx), PDF, JPEG, PNG, TIFF.

К стендовому докладу может быть приложен сопроводительный текст не более 1 страницы А4, который будет зачитан научным руководителем секции при представление вашего стендового доклада. При отсутствие сопроводительного текста, содержание представления вашего доклада — на усмотрение научного руководителя секции.

Не позднее 8 апреля участник должен передать подготовленный стендовый доклад в секцию, либо сообщить секции о необходимости печати плаката секцией.

Стендовый доклад может быть завезен участником лично, передан через других участников или прислан по почте. Вариант предоставления плаката — на усмотрение участника по согласованию с техническим секретарем секции.